Curiosidade vibrante
- SEDE: Malta
- Setor: Indústria de Super Iates
- Caso: Processamento de documentos
- Desafio: A iMovo utilizou a automação de processos robóticos e a IA para automatizar, digitalizar e gerir de forma segura o processo financeiro da Vibrant Curiosity
- A solução implementada pela iMovo: Automação de processos robóticos e IA
- Valor ganho: As ineficiências são reduzidas, os erros humanos são minimizados, os custos de auditoria são reduzidos e a transparência é aumentada.
Eficiência, sustentabilidade e operações simplificadas são os principais impulsionadores da inovação no sector dos super iates. Numa colaboração recente com um dos principais intervenientes na indústria dos super iates, a iMovo utilizou uma abordagem técnica de baixo código e baseada em IA para ajudar a acelerar a conclusão do projeto.
O M/Y Vibrant Curiosity, um super iate de 280 pés propriedade da família WÜRTH, há muito que é visto como um ativo comercial estratégico que tem ajudado a empresa global a construir parcerias frutuosas, duradouras e fundamentais no sector do comércio grossista de ferragens desde 1945. O super iate M/Y é mantido por um máximo de 26 tripulantes multinacionais que têm de estabelecer contactos e gerir centenas de fornecedores diferentes em todo o mundo, desempenhando as suas funções em conformidade.
O seu processo financeiro, maioritariamente manual, que envolvia múltiplos processos complexos e fornecedores de todo o mundo, cada um com múltiplos pontos de contacto, criava muitas ineficiências, oportunidades para erros humanos dispendiosos e falta de transparência ou rastreabilidade. Além disso, como empresa multinacional, o custo da auditoria e da governação do seu antigo processo financeiro era altamente perturbador e contraproducente.
Através do poder da Automação Robótica de Processos e da Inteligência Artificial, a iMovo propôs uma solução para ajudar a empresa a automatizar, digitalizar e gerir de forma segura todo o processo de gestão financeira.
Nesta história de sucesso, nós mostramos como a iMovo utilizou o low-code económico e alimentado por IA da Microsoft de baixo código Platform da Microsoft para acelerar o tempo de obtenção de valor e a inovação em numa empresa altamente complexa, As ferramentas utilizadas ao longo do projeto incluíram o Power Apps, Power Automate, e o Copilot.
Principais caraterísticas e benefícios
- Processamento de documentos com base em IA
Uma das vantagens mais significativas de toda esta solução é o rápido processamento de documentação que permite. Anteriormente, o processo de digitalização e aprovação de documentos demorava dias e semanas a ser concluído, o que levava a atrasos, falta de transparência, margem para erros humanos e grandes perturbações nas operações da embarcação. O processamento de documentos é agora concluído em minutos, melhorando consideravelmente a eficiência do processo e aliviando a tripulação.
- Segurança e governação
Tendo em conta a dinâmica em constante mudança e a imprevisibilidade das operações marítimas, que incluem uma rotação completa da tripulação de 2 em 2 meses, o novo sistema foi desenvolvido para suportar de forma flexível vários utilizadores e grupos de utilizadores, permitindo uma mudança perfeita das tripulações quando são substituídas. Isto conduziu a uma maior segurança e governação, transparência e responsabilidade no processo de acompanhamento e gestão das aquisições e a um processo de transferência mais rápido.
- Conformidade e Auditabilidade
O processo financeiro, a partir do aprovisionamento, foi concebido para ser altamente adaptável, permitindo a máxima flexibilidade para os funcionários criarem e editarem facilmente pedidos de encomenda, ordens de compra (PO), facturas e rubricas, antes da aprovação final para pagamento. Todas as alterações efectuadas pelos funcionários são totalmente rastreáveis, assegurando a transparência, e bloqueadas depois de aprovadas, garantindo a integridade e a conformidade.
- Processamento automatizado de aprovações
Muitas vezes, uma das partes mais dolorosas e lentas do processo de gestão financeira é o tratamento e processamento de aprovações. A solução que foi desenvolvida permitiu que as notificações automáticas e os pedidos de aprovação fossem enviados diretamente para os principais intervenientes, utilizando as suas próprias ferramentas de comunicação nativas, como o e-mail (Outlook) ou o chat (Teams). Além disso, a solução foi desenvolvida com políticas de aprovação complexas e dinâmicas, que garantiram que os intervenientes certos recebessem sempre os pedidos de aprovação corretos.
Objectivos-chave alcançados
- Comunicação sem falhas. Através desta solução, a comunicação entre os navios e as equipas da sede registou melhorias significativas. A partilha de dados em tempo real eliminou atrasos e reduziu os casos de falta de comunicação, resultando num processo de aquisição mais sincronizado e eficiente.
- Erradicação da papelada. A digitalização do processamento de documentos reduziu substancialmente a papelada, ao mesmo tempo que melhorou a rastreabilidade. Com todos os registos armazenados de forma segura e facilmente acessíveis, os requisitos de conformidade são cumpridos de forma eficiente e o esforço manual é significativamente reduzido.
- Eficiência e poupança de custos. Ao minimizar a papelada e otimizar os processos de aquisição, a empresa conseguiu reduzir os custos operacionais e, ao mesmo tempo, reduzir a sua pegada ambiental. A mudança para a documentação digital e a automatização contribui para os esforços de sustentabilidade, alinhando-se com os objectivos modernos de responsabilidade empresarial.
- Menos administração, mais negócios. A automatização dos fluxos de trabalho de aprovação simplificou ainda mais o processo de aquisição. A tomada de decisões mais rápida e as aprovações eficientes garantem que as actividades de aquisição avançam sem atrasos desnecessários, aumentando a eficiência operacional global.
O poder por detrás da solução
Os especialistas em tecnologia da iMovo avaliaram várias plataformas com base na segurança, qualidade, preparação para o futuro, interoperabilidade e, finalmente, custo. A AI Power Platform da Microsoft foi escolhida como a principal ferramenta para o trabalho devido ao potencial quase ilimitado oferecido pela solução para permitir a criação de inúmeras aplicações baseadas em IA.
- Power Apps fornece uma interface de fácil utilização, garantindo a facilidade de utilização para todos os funcionários envolvidos no processo de aquisição. A solução permite que a iMovo forneça rapidamente aplicações integradas com IA para modernizar rapidamente aplicações e sistemas antigos.
- O Power Automate é essencial para permitir a automatização do fluxo de trabalho, garantindo transacções suaves, eficientes e sem erros. A plataforma altamente aclamada permite que a iMovo optimize e automatize os processos empresariais com um ambiente de baixo código e habilitado para IA.
- O Dataverse funciona como a solução de armazenamento de dados segura e estruturada, garantindo que todos os dados de aquisição são mantidos em segurança e facilmente recuperáveis. Além disso, mecanismos robustos de mecanismos de auditoria e segurança estão integrados no sistema para garantir a conformidade e proteger as transacções financeiras sensíveis contra o acesso não autorizado.
Conclusão
Este projeto, implementado em sete meses, não só cumpriu como excedeu as expectativas ao fornecer uma solução de aprovisionamento que se alinha perfeitamente com as necessidades do cliente. Ao aproveitar a tecnologia e a automatização, permitiu a esta organização de super iates aumentar a eficiência, reduzir os custos e promover a sustentabilidade. À medida que os refinamentos finais são feitos, esta solução está pronta para se tornar uma ferramenta essencial para o planeamento financeiro e de aquisições, estabelecendo um novo padrão de excelência operacional na indústria dos super iates.
